Preiskalkulation für Dienstleister und Freelancer: Warum Sie 2026 zu billig sind

Sie haben gegründet – als Dienstleister, Freelancer oder Berater. Sie haben Ihre Leistung erbracht. Ihr Kunde zahlt. Sie überlegen: Moment – das fühlt sich zu leicht verdient an.

Das ist das erste Symptom: Ihre Preise sind zu niedrig.

Dieser Leitfaden zur Preiskalkulation ist für Gründer mit Stundensatz-, Tages- oder Festpreis-Modell (Dienstleister, Freelancer, Berater, Coaches). Für Handel, Handwerk oder Produktherstellung braucht es eine andere Kalkulationslogik – dazu kommt bald ein eigener Artikel.

Das ist die zweithäufigste Entscheidung, die Gründer bereuen. Die erste ist, überhaupt gegründet zu haben. Die zweite ist: Zu billig angefangen.

Aus meinen 1500+ Beratungen kann ich Ihnen sagen: 90% der Gründer kalkulieren anfangs zu niedrig. Sie tun es aus Unsicherheit. Aus Angst, keine Kunden zu kriegen. Aus falscher Bescheidenheit. Aus Unwissenheit.

Und dann sitzen Sie 18 Monate später da, arbeiten 60 Stunden die Woche, und verdienen weniger als ein angestellter Projektmanager.

Das muss nicht sein.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen: Wie Sie Ihren Preis realistisch kalkulieren. Warum Sie damit rechnen müssen, nicht ständig abrechenbar zu arbeiten. Wie Sie psychologische Preissperren überwinden. Und warum Ihre erste Preiserhöhung nach 6 Monaten nicht optional ist – sondern essentiell.

Das Problem: Die Lücke zwischen Arbeitszeit und Abrechnung

Das ist das größte Geheimnis in der Preiskalkulation: Nicht jede Arbeitsstunde ist eine bezahlte Arbeitsstunde.

Das sieht so aus:

Sie arbeiten 40 Stunden pro Woche. Das klingt nach 40 × 50 Wochen = 2.000 Stunden pro Jahr, die Sie abrechnen können.

Falsch.

Lesen Sie diese Liste:

• 8 Stunden pro Woche Akquise (Kundengewinnung, Anfragen beantworten, Angebote schreiben) → nicht abrechenbar
• 3 Stunden pro Woche Administration (Buchhaltung, E-Mails, Verwaltung) → nicht abrechenbar
• 2 Stunden pro Woche Weiterbildung → nicht abrechenbar
• 5 Tage Urlaub × 8 Stunden = 40 Stunden Urlaub → nicht bezahlt
• 5 Tage Krankheit (im Schnitt) × 8 Stunden = 40 Stunden Krankheit → nicht bezahlt
• 2 Tage Feiertage, die Sie arbeiten würden = 16 Stunden → nicht bezahlt

Das ergibt: 40 Stunden pro Woche – (8+3+2) = 27 Stunden pro Woche abrechenbar 27 Stunden × 50 Wochen = 1.350 Stunden pro Jahr Minus Urlaub, Krankheit, Feiertage = ~1.200 Stunden pro Jahr abrechenbar

Das ist ein Unterschied von 40%. Sie planen mit 2.000 Stunden, aber nur 1.200 sind wirklich abrechenbar.

Das ist der erste Fehler: Die meisten Gründer rechnen mit 2.000 Stunden.

Die realistischen Betriebskosten für 2026

Das ist, was Dienstleister wirklich für echte Geschäftstätigkeit ausgeben:

• Hosting, KI-Module, Software: 100 Euro/Monat = 1.200 Euro/Jahr
• Büro/Coworking: 300 Euro/Monat = 3.600 Euro/Jahr (oder 0 wenn von Zuhause)
• Fahrtkosten: 200 Euro/Monat = 2.400 Euro/Jahr (oder 0,38 Euro/km)
• Versicherungen (Haftung, Berufshaftung): 100 Euro/Monat = 1.200 Euro/Jahr
• Weiterbildung: 100 Euro/Monat = 1.200 Euro/Jahr
• Büromaterial, Telefon: 50 Euro/Monat = 600 Euro/Jahr

Summe echte Betriebskosten: ~10.200 Euro/Jahr (ohne Büro: ~6.600 Euro)

Wichtig: Krankenversicherung und Rentenversicherung sind KEINE Betriebskosten – das sind Privatentnahmen aus dem Gewinn nach Steuern.

So funktioniert die richtige Rechnung

Schritt 1: Was brauchen Sie monatlich zum Leben?

Sie brauchen netto zum Leben: 3.000 Euro/Monat = 36.000 Euro/Jahr

Schritt 2: Was kostet Sie die Krankenversicherung?

Als Selbstständiger zahlen Sie selbst: 600 Euro/Monat = 7.200 Euro/Jahr

Diese kommt NACH den Steuern aus Ihrem Gewinn – sie senkt NICHT die Steuerbasis.

Schritt 3: Wollen Sie sparen (Rentenversicherung)?

Das ist sinnvoll für Selbstständige: ca. 500-700 Euro/Monat = 6.000-8.400 Euro/Jahr

Auch das kommt NACH den Steuern.

Schritt 4: Gesamtbedarf nach Steuern

36.000 Euro (Leben) + 7.200 Euro (KV) + 7.000 Euro (Rente, optional) = 50.200 Euro (mit Rente) oder 43.200 Euro (ohne Rente)

Schritt 5: Wieviel Umsatz brauchen Sie, um das zu verdienen?

Dazu müssen Sie wissen: Welcher Steuersatz gilt für Sie? Das hängt ab von:

• Familienstand (Single vs. verheiratet)
• Kinder (ja/nein)
• Höhe des Gewinns

Das ist individuell. Deshalb zeige ich Ihnen vier konkrete Szenarien.

SZENARIO 1: Alleinstehend, keine Kinder, Kleinunternehmer

Ihre Steuersituation:

• Zu versteuerndes Einkommen: 36.000 Euro (abzüglich Grundfreibetrag 12.348 Euro = 23.652 Euro)
• Einkommensteuer: ca. 4.257 Euro (18%)
• Gewerbesteuer: 0 Euro (unter Freibetrag 24.500 Euro)
• Steuersatz: 11,8% auf 36.000 Euro Gewinn

Bedarf nach Steuern:

• Zum Leben: 36.000 Euro
• Krankenversicherung: 7.200 Euro
• Rentenversicherung (optional): 7.000 Euro
• Gesamtbedarf: 50.200 Euro (mit Rente) oder 43.200 Euro (ohne Rente)

Erforderlicher Umsatz (MIT optionaler Rentenversicherung):

Gewinn vor Steuern: 50.200 Euro ÷ 0,882 = 56.917 Euro

• Betriebskosten: 10.200 Euro
  = Erforderlicher Umsatz: 67.117 Euro

Erforderlicher Umsatz (OHNE Rentenversicherung):

Gewinn vor Steuern: 43.200 Euro ÷ 0,882 = 48.981 Euro

• Betriebskosten: 10.200 Euro
  = Erforderlicher Umsatz: 59.181 Euro

Ihr Stundensatz bei 60% Auslastung:

• Mit Rente: 67.117 ÷ (1.200 × 0,60) = 93,49 Euro/Stunde
• Ohne Rente: 59.181 ÷ (1.200 × 0,60) = 82,47 Euro/Stunde

SZENARIO 2: Alleinstehend, keine Kinder, normal besteuert

Ihre Steuersituation:

• Einkommensteuer: ca. 4.257 Euro
• Gewerbesteuer: (36.000 – 24.500) × 13% (Düsseldorf) = 1.495 Euro
• Solidaritätszuschlag: minimal
• Gesamtsteuersatz: ca. 16% auf 36.000 Euro Gewinn

Bedarf nach Steuern: wie oben 50.200 Euro (mit Rente)

Erforderlicher Umsatz (MIT Rentenversicherung):

Gewinn vor Steuern: 50.200 ÷ 0,84 = 59.762 Euro

• Betriebskosten: 10.200 Euro
  = Erforderlicher Umsatz: 69.962 Euro

Ihr Stundensatz bei 60% Auslastung:
69.962 ÷ (1.200 × 0,60) = 97,17 Euro/Stunde

SZENARIO 3: Verheiratet, 2 Kinder, normal besteuert

Ihre Steuersituation (zusammen veranlagt):

• Grundfreibetrag verdoppelt sich: 24.696 Euro
• Kinderfreibeträge: reduzieren das zu versteuernde Einkommen erheblich
• Einkommensteuer: ca. 2.000-2.500 Euro (deutlich niedriger!)
• Gewerbesteuer: 1.495 Euro
• Gesamtsteuersatz: ca. 9-10% auf 36.000 Euro Gewinn ← Deutlich günstiger!

Bedarf nach Steuern: 50.200 Euro (mit Rente)

Erforderlicher Umsatz (MIT Rentenversicherung):

Gewinn vor Steuern: 50.200 ÷ 0,91 = 55.165 Euro

• Betriebskosten: 10.200 Euro
  = Erforderlicher Umsatz: 65.365 Euro

Ihr Stundensatz bei 60% Auslastung:
65.365 ÷ (1.200 × 0,60) = 90,51 Euro/Stunde

Großer Unterschied: Mit Kindern zahlen Sie deutlich weniger Steuern – Ihre Preise können niedriger sein.

SZENARIO 4: Höheres Zielgehalt (50.000 Euro netto, normal besteuert)

Ihre Steuersituation:

• Zu versteuerndes Einkommen: 50.000 – 12.348 = 37.652 Euro
• Einkommensteuer: ca. 8.283 Euro (22%)
• Gewerbesteuer: (50.000 – 24.500) × 13% = 3.315 Euro
• Gesamtsteuersatz: ca. 23% auf 50.000 Euro Gewinn

Bedarf nach Steuern:

• Zum Leben: 50.000 Euro
• Krankenversicherung: 7.200 Euro
• Rentenversicherung (optional): 7.000 Euro
• Gesamtbedarf: 64.200 Euro

Erforderlicher Umsatz (MIT Rentenversicherung):

Gewinn vor Steuern: 64.200 ÷ 0,77 = 83.377 Euro

• Betriebskosten: 10.200 Euro
  = Erforderlicher Umsatz: 93.577 Euro

Ihr Stundensatz bei 60% Auslastung:
93.577 ÷ (1.200 × 0,60) = 129,97 Euro/Stunde

Vergleich: Welches Szenario passt zu Ihnen?

	Kleinunternehmer Single	Normal Single	Verheiratet 2 Kids	50.000€ Single
Umsatz (ohne Rente)	59.181€	–	–	–
Umsatz (mit Rente)	67.117€	69.962€	65.365€	93.577€
Stundensatz (60%)	93€	97€	91€	130€
Steuersatz	11,8%	16%	9-10%	23%

Wichtige Erkenntnisse:

• Mit Kindern sparen Sie deutlich Steuern
• Je höher das Einkommen, desto höher der Steuersatz
• Optional: Ohne freiwillige Rentenversicherung sind die Umsatzziele niedriger – aber die private Altersvorsorge ist wichtig
• Die realistischen Stundensätze liegen zwischen 82 und 130 Euro je nach Situation

So sieht die Gesamtbelastung aus

Das ist das entscheidende Mindset-Shift:

Um 36.000 Euro netto zum Leben zu verdienen, brauchen Sie einen Umsatz von etwa 59.000-70.000 Euro (je nach Steuersituation und Rentenversicherung).

Das bedeutet: 15-35% Ihres Umsatzes gehen in Betriebskosten und Steuern – BEVOR Sie selbst ein Gehalt bekommen.

Wenn Sie auch noch Rente sparen (vernünftig), sind es bis zu 40-45% Gesamtbelastung.

Das ist der Grund, warum viele Gründer überrascht sind: Sie haben nicht kalkuliert, dass fast die Hälfte des Umsatzes weg ist – bevor sie selbst ein Gehalt bekommen.

Festpreis statt Stundensatz

Nach den ersten 10 Projekten sollten Sie von Stundensätzen zu Festpreisen übergehen.

Beispiel aus Szenario 1:

Ein Projekt dauert normalerweise 15 Stunden.
15 Stunden × 93 Euro = 1.395 Euro Festpreis

Wenn Sie es wegen Routine in 12 Stunden schaffen: 1.395 Euro für 12 Stunden = 116,25 Euro/Stunde.

Das ist die Magie der Skalierung. Je routinierter Sie werden, desto rentabler wird Ihre Arbeit.

Kleinunternehmer oder normal besteuert?

Kleinunternehmer, wenn:

• Niedriger Umsatz geplant (unter 50.000 Euro/Jahr)
• Wenig Betriebskosten
• Nur B2C-Kunden (Privatkunden)
• Einfache Abrechnung wichtig

Normal besteuert, wenn:

• Wachstum geplant (über 60.000 Euro)
• Viele Betriebskosten (Software, Material)
• B2B-Kunden (die fordern Vorsteuer zurück)
• Vorsteuer-Rückholung wichtig

Wichtig: Der freiwillige Verzicht auf Kleinunternehmer ist mindestens 5 Jahre bindend. Entscheidung sorgfältig treffen – idealerweise mit einem Steuerberater durchrechnen.

Die Preiserhöhung nach 6 Monaten

Ihr erster Preis wird wahrscheinlich noch zu niedrig sein.

Warum? Weil Sie unterschätzt haben, wie ineffizient Sie anfangs sind. Weil Projekte länger dauern, als Sie dachten. Weil Sie neue Prozesse entwickeln.

Nach 6 Monaten haben Sie die echten Daten:

• Wie lange dauern Projekte wirklich?
• Wie hoch sind Ihre echten Betriebsausgaben?
• Wie ist Ihre echte Auslastung?

Dann erhöhen Sie die Preise.

Das ist nicht unfreundlich. Das ist professionell.

Sagen Sie Ihren bestehenden Kunden: „Für neue Projekte habe ich Preis X. Für Ihre laufenden Projekte gilt der alte Preis noch.“

Bestehende Kunden würdigen das. Neue Kunden zahlen den realistischen Preis.

Häufige Fehler bei der Preiskalkulation

Fehler 1: Konkurrenten-Dumping

„Der andere Gründer macht das für 60 Euro. Ich muss also auch billiger sein.“

Nein. Sie müssen nicht billiger sein. Sie müssen anders sein. Bessere Qualität. Besserer Service. Schnellere Lieferung. Bessere Beratung.

Wenn Ihr einziges Verkaufsargument der Preis ist, haben Sie verloren.

Fehler 2: Die Hoffnung auf Volumen

„Ich nehme weniger Gewinn pro Auftrag, aber dann kriege ich viel mehr Aufträge und spare durch Masse.“

Das funktioniert in Einzelhandel und Produktion. Nicht im Dienstleistungsgeschäft. Sie sind Ihre einzige Kapazität. Mehr Aufträge = mehr Arbeit, nicht weniger Kosten.

Fehler 3: Betriebskosten unterschätzt

Sie rechnen: Zielgehalt. Aber Software, Fahrtkosten, Versicherungen?

Die sind auch dabei. Das macht schnell 15-20% des Umsatzes.

Fehler 4: Zu viel Kapazität planen

„Ich plane mit 40 Stunden pro Woche Kundenarbeit, 5 Stunden Management.“

Realistisch: 25-30 Stunden Kundenarbeit, 10-15 Stunden Management/Akquise/Admin.

Fehler 5: Kein Puffer für Auftragsflauten

Sie kalkulieren mit 100% Auslastung. Das ist unrealistisch. Realistische Auslastung im ersten Jahr: 60-70%.

Das haben wir bereits berücksichtigt.

Fehler 6: Nicht unterscheiden zwischen Betriebskosten und Privatentnahmen

Betriebskosten (Software, Büro, Fahrtkosten) senken die Steuerbasis.
Privatentnahmen (Krankenversicherung, Rentenversicherung, Ihr Gehalt) kommen NACH Steuern aus dem Gewinn.

Das ist die Grundlage korrekter Kalkulation.

Zur Unterstützung der Lebenshaltungskosten in den ersten 6 bzw. 15 Monaten der Gründung können Sie den Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit beantragen.

Was danach kommt: Preis, Wert Positionierung

Nach 12 Monaten haben Sie genug Daten. Dann wird’s interessant.

Jetzt können Sie nicht nur kalkulieren – jetzt können Sie auch strategisch Preis setzen.

Die beste Positionierung ist nicht: „Ich bin am billigsten.“

Die beste Positionierung ist: „Ich bin das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für meine Zielgruppe.“

Und das erreichen Sie durch:

• Fokus: Nur noch die Projekte, in denen Sie am besten sind
• Qualität: Die beste Leistung in Ihrem Segment
• Effizienz: Prozesse so gut, dass Sie noch profitabel sind

Das führt zu höheren Preisen.

Nicht weil Sie mehr nehmen wollen. Sondern weil Sie mehr Wert liefern.

Die Preiskalkulation ist ein wichtiger Baustein im Businessplan und basiert auf dem Gesamtbild Kunden, Zielgruppe und USP.
Die Erarbeitung eines Businessplanes ist ein Prozess. Mit einem AVGS-Gutschein der Agentur für Arbeit können wir Sie dabei sogar mit Förderung der Beratungskosten unterstützen: AVGS-Gründercoaching.

Über die Autorin:

Dagmar Schulz ist Inhaberin der 1a-STARTUP Unternehmensberatung in Düsseldorf und begleitet seit 2009 Menschen auf dem Weg in die Selbstständigkeit. Gemeinsam mit ihrem kleinen, eingespielten Team mit familiärem Charakter steht sie für persönliche Beratung statt Hotline und wechselnde Ansprechpartner – auf hohem fachlichen Niveau.

Mit über 1.500 begleiteten Gründungen, AZAV-Zertifizierung und Zulassung für BAFA und das Beratungsprogramm Wirtschaft NRW gehört sie zu den erfahrensten Gründungsberaterinnen im deutschsprachigen Raum. Sie ist Autorin der Bücher „Existenzgründung 45plus“ und „Wenn der Job nicht mehr zu dir passt“ sowie Mitglied der IHK-Vollversammlung Düsseldorf seit 2021. Bekannt aus „Hart aber fair“ (ARD) als Expertin für Selbstständigkeit im Gespräch mit Hubertus Heil zu Beginn der Corona-Pandemie.