Preiskalkulation für Dienstleister und Freelancer: Warum Sie 2026 zu billig sind

Sie haben gegründet – als Dienstleister, Freelancer oder Berater. Sie haben Ihre Leistung erbracht. Ihr Kunde zahlt. Sie überlegen: Moment – das fühlt sich zu leicht verdient an.

Das ist das erste Symptom: Ihre Preise sind zu niedrig.

Dieser Leitfaden zur Preiskalkulation ist für Gründer mit Stundensatz-, Tages- oder Festpreis-Modell (Dienstleister, Freelancer, Berater, Coaches). Für Handel, Handwerk oder Produktherstellung braucht es eine andere Kalkulationslogik – dazu kommt bald ein eigener Artikel.

Das ist die zweithäufigste Entscheidung, die Gründer bereuen. Die erste ist, überhaupt gegründet zu haben. Die zweite ist: Zu billig angefangen.

Aus meinen 1500+ Beratungen kann ich Ihnen sagen: 90% der Gründer kalkulieren anfangs zu niedrig. Sie tun es aus Unsicherheit. Aus Angst, keine Kunden zu kriegen. Aus falscher Bescheidenheit. Aus Unwissenheit.

Und dann sitzen Sie 18 Monate später da, arbeiten 60 Stunden die Woche, und verdienen weniger als ein angestellter Projektmanager.

Das muss nicht sein.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen: Wie Sie Ihren Preis realistisch kalkulieren. Warum Sie damit rechnen müssen, nicht ständig abrechenbar zu arbeiten. Wie Sie psychologische Preissperren überwinden. Und warum Ihre erste Preiserhöhung nach 6 Monaten nicht optional ist – sondern essentiell.

Das Problem: Die Lücke zwischen Arbeitszeit und Abrechnung

Das ist das größte Geheimnis in der Preiskalkulation: Nicht jede Arbeitsstunde ist eine bezahlte Arbeitsstunde.

Das sieht so aus:

Sie arbeiten 40 Stunden pro Woche. Das klingt nach 40 × 50 Wochen = 2.000 Stunden pro Jahr, die Sie abrechnen können.

Falsch.

Lesen Sie diese Liste:

• 8 Stunden pro Woche Akquise (Kundengewinnung, Anfragen beantworten, Angebote schreiben) → nicht abrechenbar
• 3 Stunden pro Woche Administration (Buchhaltung, E-Mails, Verwaltung) → nicht abrechenbar
• 2 Stunden pro Woche Weiterbildung → nicht abrechenbar
• 5 Tage Urlaub × 8 Stunden = 40 Stunden Urlaub → nicht bezahlt
• 5 Tage Krankheit (im Schnitt) × 8 Stunden = 40 Stunden Krankheit → nicht bezahlt
• 2 Tage Feiertage, die Sie arbeiten würden = 16 Stunden → nicht bezahlt

Das ergibt: 40 Stunden pro Woche – (8+3+2) = 27 Stunden pro Woche abrechenbar 27 Stunden × 50 Wochen = 1.350 Stunden pro Jahr Minus Urlaub, Krankheit, Feiertage = ~1.200 Stunden pro Jahr abrechenbar

Das ist ein Unterschied von 40%. Sie planen mit 2.000 Stunden, aber nur 1.200 sind wirklich abrechenbar.

Das ist der erste Fehler: Die meisten Gründer rechnen mit 2.000 Stunden.

Die Formel: So kalkulieren Sie realistisch richtig

Realistische Betriebskosten 2026: das ist, was Dienstleister wirklich ausgeben:

• Krankenversicherung: 600 Euro/Monat = 7.200 Euro/Jahr (steuerlich leider keine Betriebsausgaben aber ein großer Posten den Sie erwirtschaften müssen und gehört zu den monatlichen Privatentnahmen / Gehalt)
  
• Hosting, KI-Module, Software: 100 Euro/Monat = 1.200 Euro/Jahr
• Büro/Coworking: 300 Euro/Monat = 3.600 Euro/Jahr (oder 0 wenn von Zuhause)
• Fahrtkosten: 200 Euro/Monat = 2.400 Euro/Jahr (oder 0,38 Euro/km)
• Versicherungen (Haftung): 100 Euro/Monat = 1.200 Euro/Jahr
• Weiterbildung: 100 Euro/Monat = 1.200 Euro/Jahr
• Büromaterial, Telefon: 50 Euro/Monat = 600 Euro/Jahr

Summe Betriebsausgaben: ~18.400 Euro/Jahr (ohne Büro: ~14.800 Euro)

SZENARIO 1: Alleinstehend, keine Kinder, Kleinunternehmer

Ihre Situation:

• Sie brauchen netto monatlich: 3.000 Euro = 36.000 Euro/Jahr
• Sie haben kein Kind, keine Kirchensteuer
• Sie entscheiden: Kleinunternehmer (keine Umsatzsteuer, aber auch keine Vorsteuer-Rückholung)

Betriebskosten als Kleinunternehmer (incl. MwSt):

• Krankenversicherung: 7.200 Euro (steuerlich leider keine Betriebskosten aber eine wichtige Rechengröße)
• Software/Hosting: 1.200 Euro × 1,19 = 1.428 Euro
• Büro: 3.600 Euro 
• Fahrtkosten: 2.400 Euro 
• Versicherungen: 1.200 Euro 
• Weiterbildung: 1.200 Euro 
• Büromaterial: 600 Euro × 1,19 = 714 Euro
• Gesamtkosten: 19.342 Euro/Jahr

Steuern als Kleinunternehmer:

• Zu versteuerndes Einkommen: 36.000 – 12.348 (Grundfreibetrag) = 23.652 Euro
• Einkommensteuer: z.B. ca. 18% × 23.652 = 4.257 Euro
• Gewerbesteuer: 0 Euro (unter Freibetrag 24.500 Euro)
• Gesamtsteuern: 4.257 Euro = 11,8% Steuersatz

Erforderlicher Umsatz:

[36.000 ÷ (1 - 0,118)] + 19.342
= [36.000 ÷ 0,882] + 19.342
= 40.816 + 19.342
= 60.158 Euro

Ihr Stundensatz:

• Bei 60% Auslastung: 60.158 ÷ (1.200 × 0,60) = 83,54 Euro/Stunde
• Bei 70% Auslastung: 60.158 ÷ (1.200 × 0,70) = 71,61 Euro/Stunde

Realistische Faustregel: Zielgehalt × 1,67

SZENARIO 2: Alleinstehend, keine Kinder, normal besteuert

Ihre Situation:

• Sie brauchen netto monatlich: 3.000 Euro = 36.000 Euro/Jahr
• Sie entscheiden: Normal besteuert (zahlen Umsatzsteuer, holen Vorsteuer zurück)
• Warum? Sie planen Wachstum oder haben B2B-Kunden

Betriebskosten als normales Unternehmen (Netto, ohne MwSt):

• 18.400 Euro/Jahr (Vorsteuer wird zurückgeholt)

Steuern als normales Unternehmen:

• Zu versteuerndes Einkommen: 36.000 – 12.348 = 23.652 Euro
• Einkommensteuer: z.B. ca. 18% = 4.257 Euro
• Gewerbesteuer: (36.000 – 24.500) × 0,13 (z.B. Düsseldorf) = 1.495 Euro
• Solidaritätszuschlag: 5,5% × 4.257 = 234 Euro
• Gesamtsteuern: 5.986 Euro = 16,6% Steuersatz

Erforderlicher Umsatz:

[36.000 ÷ (1 - 0,166)] + 18.400
= [36.000 ÷ 0,834] + 18.400
= 43.165 + 18.400
= 61.565 Euro

Ihr Stundensatz:

• Bei 60% Auslastung: 61.565 ÷ (1.200 × 0,60) = 85,51 Euro/Stunde
• Bei 70% Auslastung: 61.565 ÷ (1.200 × 0,70) = 73,29 Euro/Stunde

Realistische Faustregel: Zielgehalt × 1,71

SZENARIO 3: Verheiratet, 2 Kinder, normal besteuert

Ihre Situation:

• Sie brauchen netto monatlich: 3.000 Euro = 36.000 Euro/Jahr
• Sie sind verheiratet, 2 Kinder (zusammen veranlagt)
• Sie sind normal besteuert

Steuern mit Familie (großer Unterschied!):

• Zu versteuerndes Einkommen: 36.000 – 12.348 = 23.652 Euro
• Aber: Freibeträge für Kinder reduzieren das erheblich
• Einkommensteuer: ca. 8-10% (statt 18%) = ca. 2.000-2.500 Euro
• Gewerbesteuer: 1.495 Euro (wie oben)
• Solidaritätszuschlag: ca. 165 Euro
• Gesamtsteuern: ca. 3.660 Euro = 10,2% Steuersatz

Erforderlicher Umsatz:

[36.000 ÷ (1 - 0,102)] + 18.400
= [36.000 ÷ 0,898] + 18.400
= 40.089 + 18.400
= 58.489 Euro

Ihr Stundensatz:

• Bei 60% Auslastung: 58.489 ÷ (1.200 × 0,60) = 81,23 Euro/Stunde
• Bei 70% Auslastung: 58.489 ÷ (1.200 × 0,70) = 69,63 Euro/Stunde

Realistische Faustregel: Zielgehalt × 1,63

SZENARIO 4: Höheres Zielgehalt (50.000 Euro netto, normal besteuert)

Ihre Situation:

• Sie brauchen netto monatlich: 4.167 Euro = 50.000 Euro/Jahr
• Alleinstehend, normal besteuert

Steuern bei höherem Einkommen:

• Zu versteuerndes Einkommen: 50.000 – 12.348 = 37.652 Euro
• Einkommensteuer: ca. 22% = 8.283 Euro
• Gewerbesteuer: (50.000 – 24.500) × 0,13 = 3.315 Euro
• Solidaritätszuschlag: 5,5% × 8.283 = 455 Euro
• Gesamtsteuern: 12.053 Euro = 24,1% Steuersatz

Erforderlicher Umsatz:

[50.000 ÷ (1 - 0,241)] + 18.400
= [50.000 ÷ 0,759] + 18.400
= 65.876 + 18.400
= 84.276 Euro

Ihr Stundensatz:

• Bei 60% Auslastung: 84.276 ÷ (1.200 × 0,60) = 117,05 Euro/Stunde
• Bei 70% Auslastung: 84.276 ÷ (1.200 × 0,70) = 100,33 Euro/Stunde

Realistische Faustregel: Zielgehalt × 1,69

Vergleich: Welches Szenario passt zu Ihnen?

	Kleinunternehmer Single	Normal Single	Verheiratet 2 Kids	50.000€ Single
Erforderlicher Umsatz	60.158€	61.565€	58.489€	84.276€
Stundensatz (60%)	83€	85€	81€	117€
Stundensatz (70%)	72€	73€	70€	100€
Steuersatz	11,8%	16,6%	10,2%	24,1%

Wichtige Erkenntnisse:

• Kleinunternehmer und Normal-besteuert sind fast gleich (60€ Unterschied bei 36.000€ Gewinn)
• Mit Kindern sparen Sie deutlich Steuern!
• Je höher das Einkommen, desto höher der Steuersatz
• Die Spanne realistischer Stundensätze liegt zwischen 70-120 Euro (je nach Situation)

Die Preiskalkulation ist ein wichtiger Baustein im Businessplan und basiert auf dem Gesamtbild Kunden, Zielgruppe und USP.
Die Erarbeitung eines Businessplanes ist ein Prozess. Mit einem AVGS-Gutschein der Agentur für Arbeit können wir Sie dabei sogar mit Förderung der Beratungskosten unterstützen: AVGS-Gründercoaching.

Festpreis statt Stundensatz

Nach den ersten 10 Projekten sollten Sie von Stundensätzen zu Festpreisen übergehen.

Beispiel aus Szenario 1:

Ein Projekt dauert normalerweise 15 Stunden.
15 Stunden × 83 Euro = 1.245 Euro Festpreis

Wenn Sie es wegen Routine in 12 Stunden schaffen: 1.245 Euro für 12 Stunden = 103,75 Euro/Stunde.

Das ist die Magie der Skalierung. Je routinierter Sie werden, desto rentabler wird Ihre Arbeit.

Zur Unterstützung der Lebenshaltungskosten in den ersten 6 bzw. 15 Monaten der Gründung können Sie den Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit beantragen.

Kleinunternehmer oder normal besteuert? Die Entscheidung

Kleinunternehmer wählen, wenn:

• Niedriger Umsatz (unter 50.000 Euro/Jahr geplant)
• Wenig Betriebskosten
• Nur B2C-Kunden (Privatkunden)
• Einfache Abrechnung wichtig

Normal besteuert wählen, wenn:

• Wachstum geplant (über 60.000 Euro)
• Viele Betriebskosten (Software, Material, Fahrtkosten)
• B2B-Kunden (die fordern Vorsteuer zurück)
• Vorsteuer-Rückholung wichtig

WICHTIG: Der freiwillige Verzicht auf Kleinunternehmer ist mindestens 5 Jahre bindend! Entscheidung sorgfältig treffen.

Achtung: Gesamtbelastung ist höher als nur Steuersätze!

Wichtiger Hinweis: 
Die Steuersätze oben sind nur Einkommen- und Gewerbesteuer. Aber als Selbstständiger zahlen Sie zusätzlich:

• Krankenversicherung: 600 Euro/Monat = 7.200 Euro/Jahr (habe ich als Betriebsausgabe eingerechnet)
• Rentenversicherung (optional): ca. 500-700 Euro/Monat = 6.000-8.400 Euro/Jahr

Die Gesamtbelastung liegt daher bei ca. 50-60% Ihres Gewinns – nicht nur bei den angegebenen 11-17% Steuersätzen.

Beispiel Szenario 1 (Alleinstehend, Kleinunternehmer, 36.000 Euro Gewinn):

Gewinn:                    36.000 Euro
- Steuern (11,8%):          4.257 Euro
- Krankenversicherung:      7.200 Euro
- Rentenversicherung (opt.): 7.000 Euro
= Netto zum Leben:         17.543 Euro

Das sind etwa 49% Gesamtbelastung. Mit freiwilliger Rentenversicherung kommen Sie auf 60%.

Das ist der Grund, warum Ihre Preiskalkulation so wichtig ist: Der Preis muss nicht nur Steuern decken, sondern auch alle Ihre Versicherungen.

Die Steuerlast-Rücklage: Das wird oft vergessen!

Das ist der häufigste finanzielle Fehler: Gründer kalkulieren ihre Preise, vergessen aber, dass sie Steuern zahlen müssen.

Dann kommt die Steuererklärung – und plötzlich schulden Sie 4.000-8.000 Euro, die Sie nicht haben.

Lösung: Bilden Sie von jedem Monat eine separate Steuerlast-Rücklage.

Faustregel: 15-25% des monatlichen Gewinns zur Seite = Steuerlast-Rücklage
Oder (Milchmädchenrechnung) rd. 40% des erzielten Umsatzes.

Beispiel Szenario 1: Sie verdienen 3.000 Euro Gewinn im Monat.

• 400 Euro sofort auf ein separates Konto (Steuerlast-Rücklage)
• 2.600 Euro können Sie ausgeben

So stehen Sie nicht vor dem Schock, wenn die Steuererklärung kommt.

Die Preiserhöhung nach 6 Monaten

Jetzt kommt die unbequeme Wahrheit: Ihr erster Preis wird wahrscheinlich noch zu niedrig sein.

Warum? Weil Sie unterschätzt haben, wie ineffizient Sie anfangs sind. Weil Projekte länger dauern, als Sie dachten. Weil Sie neue Prozesse entwickeln.

Nach 6 Monaten haben Sie die echten Daten:

• Wie lange dauern Projekte wirklich?
• Wie hoch sind Ihre echten Betriebsausgaben?
• Wie ist Ihre echte Auslastung?

Dann erhöhen Sie die Preise.

Das ist nicht unfreundlich. Das ist professionell.

Sagen Sie Ihren bestehenden Kunden: „Für neue Projekte habe ich Preis X. Für Ihre laufenden Projekte gilt der alte Preis noch.“ Bestehende Kunden würdigen das. Neue Kunden zahlen den realistischen Preis.

Häufige Fehler bei der Preiskalkulation

Fehler 1: Konkurrenten-Dumping

„Der andere Gründer macht das für 50 Euro. Ich muss also auch billiger sein.“

Nein. Sie müssen nicht billiger sein. Sie müssen anders sein. Bessere Qualität. Besserer Service. Schnellere Lieferung. Bessere Beratung. Wenn Ihr einziges Verkaufsargument der Preis ist, haben Sie verloren.

Fehler 2: Die Hoffnung auf Volumen

„Ich nehme weniger Gewinn pro Auftrag, aber dann kriege ich viel mehr Aufträge und spare durch Masse.“

Das funktioniert in Einzelhandel und Produktion. Nicht im Dienstleistungsgeschäft. Sie sind Ihre einzige Kapazität. Mehr Aufträge = mehr Arbeit, nicht weniger Kosten.

Fehler 3: Betriebskosten unterschätzt

Sie rechnen: Zielgehalt. Aber Krankenversicherung (600 Euro!), Software, Fahrtkosten?

Die sind auch dabei. Das macht schnell 50% des Umsatzes.

Fehler 4: Zu viel Kapazität planen

„Ich plane mit 40 Stunden pro Woche Kundenarbeit, 5 Stunden Management.“

Realistisch: 25-30 Stunden Kundenarbeit, 10-15 Stunden Management/Akquise/Admin.

Fehler 5: Kein Puffer für Auftragsflauten

Sie kalkulieren mit 100% Auslastung. Das ist unrealistisch. Realistische Auslastung im ersten Jahr: 60-70%.

Das haben wir bereits berücksichtigt.

Fehler 6: Steuern nicht eingeplant

Das ist der häufigste finanzielle Fehler.

Lösung: Rechnen Sie mit den Szenarien oben. Und bilden Sie die Steuerlast-Rücklage.

Was danach kommt: Preis, Wert, Positionierung

Nach 12 Monaten haben Sie genug Daten. Dann wird’s interessant.

Jetzt können Sie nicht nur kalkulieren – jetzt können Sie auch strategisch Preis setzen.

Die beste Positionierung ist nicht: „Ich bin am billigsten.“

Die beste Positionierung ist: „Ich bin das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für meine Zielgruppe.“

Und das erreichen Sie durch:

• Fokus: Nur noch die Projekte, in denen Sie am besten sind
• Qualität: Die beste Leistung in Ihrem Segment
• Effizienz: Prozesse so gut, dass Sie noch profitabel sind

Das führt zu höheren Preisen.

Nicht weil Sie mehr nehmen wollen. Sondern weil Sie mehr Wert liefern.

Die Realität nach einem Jahr

Nehmen wir an, Sie haben saubere Kalkulation gemacht:

Monat 1-3: Sie sind unsicher. Sie nehmen einen Auftrag für 80 Euro/Stunde.

Monat 4-6: Sie haben Referenzen. Neue Anfragen. Sie erhöhen auf 95 Euro/Stunde.

Monat 7-12: Sie wissen, was Sie können. Sie sind effizienter. Sie erhöhen auf 110-120 Euro/Stunde.

Nach 18 Monaten: Sie sind etabliert. Sie haben Warteliste. Sie nehmen neue Projekte nur ab 130+ Euro.

Das ist nicht Gier. Das ist professionelle Preisgestaltung.

Gründer, die das nicht tun, arbeiten in Jahr 5 noch zum gleichen Preis wie in Jahr 1. Und wundern sich, warum sie pleite sind.

Über die Autorin:

Dagmar Schulz ist Inhaberin der 1a-STARTUP Unternehmensberatung in Düsseldorf und begleitet seit 2009 Menschen auf dem Weg in die Selbstständigkeit. Gemeinsam mit ihrem kleinen, eingespielten Team mit familiärem Charakter steht sie für persönliche Beratung statt Hotline und wechselnde Ansprechpartner – auf hohem fachlichen Niveau.

Mit über 1.500 begleiteten Gründungen, AZAV-Zertifizierung und Zulassung für BAFA und das Beratungsprogramm Wirtschaft NRW gehört sie zu den erfahrensten Gründungsberaterinnen im deutschsprachigen Raum. Sie ist Autorin der Bücher „Existenzgründung 45plus“ und „Wenn der Job nicht mehr zu dir passt“ sowie Mitglied der IHK-Vollversammlung Düsseldorf seit 2021. Bekannt aus „Hart aber fair“ (ARD) als Expertin für Selbstständigkeit im Gespräch mit Hubertus Heil zu Beginn der Corona-Pandemie.