Das Thema „digitaler Nachlass“ wird zunehmend wichtiger, nicht nur für die Millionen von privaten Nutzern von Social Media Plattformen, sondern auch für Unternehmen. Wer kümmert sich um Facebook, XING, LinkedIN, Google+, Instagram, Twitter und alle anderen Firmenaccounts, wenn der Geschäftsführer bzw. Inhaber stirbt? Was passiert, wenn das Unternehmen aufgelöst wird?
Ganz wichtig ist, sich frühzeitig mit dem Thema zu beschäftigen und nicht erst, wenn es (fast) zu spät ist. Wird der digitale Nachlass nicht geregelt, passiert u. a. Folgendes:
Für Außenstehende ist es sehr zeitraubend oder sogar unmöglich, all Ihre Accounts und passenden Zugangsdaten zu finden und zu bearbeiten. Damit Ihre Daten und Bilder nicht für alle Ewigkeit im Netz umherschwirren, sollten Sie eine Person Ihres Vertrauens bestimmen, die eine Vollmacht über Ihr digitales Erbe hat. In der Vollmacht kann auch festgelegt werden, dass die Vertrauensperson bei Krankheit oder anderem triftigen Grund digitale Angelegenheiten für Sie regelt. Auch das ist superwichtig, eine Verhinderungsregelung!
Ihre Vertrauensperson kann sich nur um die Dinge kümmern, von denen sie Kenntnis hat. Mit einer ausführlichen Liste können Sie hier Klarheit und Ordnung schaffen. Listen Sie sorgfältig alle Plattformen und Websites auf, auf denen Sie aktiv sind bzw. zu denen Sie Zugangsdaten haben. Vergessen Sie nicht Foren und Communities, bei denen Sie angemeldet sind. Auf die Liste gehören auch Ihr jeweiliger Benutzername und das dazugehörige Passwort.
Damit wird klar: Sie müssen die Liste unbedingt sicher aufbewahren. Am besten speichern Sie sie auf einem Stick oder anderen Datenträger und fügen zusätzlich eine ausgedruckte Version hinzu. Das Ganze verwahren Sie idealerweise in einem Tresor oder Bankschließfach, zu dem Ihre Vertrauensperson dann im Fall der Fälle Zugang hat.
Denken Sie daran, neu eröffnete Accounts zeitnah auf der Liste zu vermerken, damit diese immer aktuell ist. Man kann leider vorher nie wissen, ob und wann etwas passiert. Idealerweise nutzen Sie ein Tool für Passwörter und Plattformen, dass ist das noch einfacher zu organisieren.
Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken darüber, was mit Ihren digitalen Accounts passieren soll, wenn Sie einmal nicht mehr da oder in der Lage sind, sich selbst darum zu kümmern. Sollen alle gelöscht werden? Soll vorab ein Hinweis gepostet werden (Aus Grund xy wird diese Seite in Kürze geschlossen.)? Wer soll informiert werden (Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten etc.)? Müssen Verträge/Mitgliedschaften gekündigt werden?
Legen Sie so detailliert wie möglich fest, was Ihre Vertrauensperson wie in Ihrem Sinne regeln oder vielleicht weiterführen soll. Falls Ihnen etwas zustößt, wird die Zeit sowieso schon schwer und es gibt viele Dinge, die geregelt werden müssen. Machen Sie es denjenigen, die das übernehmen, so einfach es geht.
Ähnlich verfahren Sie mit YouTube, Instagram und anderen Plattformen, auf denen Sie unterwegs sind. Denken Sie auch an Ihren Website-Provider bzw. Ihren Hosting-Dienstleister, Ihre E-Mailaccounts, Amazon, Ebay, PayPal, Bewertungs- und andere Foren, Communities, Adress- und Branchenportale und an die Anbieter von erworbenen (Software-)Lizenzen.
Falls Sie einen bestimmten Info-Text veröffentlicht haben möchten, speichern Sie diesen sicher ab und informieren Sie Ihre Vertrauensperson über den Speicherort.
Falls Webdaten da sind, die einen Vermögenswert darstellen – wie etwa Websites, Blogs, Fotos, Videos, Podcasts etc. – schreiben Sie auf, wer diese Vermögenswerte erhält und darüber verfügen soll. So vermeiden Sie Streitigkeiten und wissen, wer sich um Ihr virtuelles Eigentum (in Ihrem Sinne) kümmert.
Schreiben Sie auch auf, wer von den Erben die jeweiligen Übertragungsrechte erhält und eigenverantwortlich darüber entscheiden kann. Ihr Dokument, sozusagen Ihr „digitales Testament“, unterzeichnen Sie selbst und lassen es am besten noch von zwei weiteren Personen als Zeugen mitunterschreiben.
Deponieren Sie Ihr digitales Testament, ebenso wie die Übersichts- und to-do-Liste, an einem sicheren Ort, zu dem nur Sie und Ihre Vertrauensperson bzw. der Nachlassverwalter Zugang hat.
Mittlerweile gibt es auch eine Reihe von kommerziellen Anbietern, zu deren Service die Regelung des digitalen Nachlasses gehört. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, besonders was die Herausgabe sensibler Daten wie Passwörter, Vermögenswerte, Kundendaten etc. angeht. Falls Sie sich für diese Option entscheiden, informieren Sie sich vorher umfassend und lesen Sie vor allem das Kleingedruckte in Verträgen sorgfältig durch. Suchen Sie nach Bewertungen oder Erfahrungsberichten anderer Kunden, um einen wirklich seriösen Anbieter zu finden, dem Sie voll vertrauen. Empfehlenswerter ist in jedem Fall, persönlich nach einer Person zu suchen, die sich a) auskennt, b) vertrauenswürdig ist und c) zumindest ein wenig in Ihr Unternehmen involviert ist.
Dann sollten Sie auch für den Fall vorsorgen, falls Ihrem Online-Experten einmal etwas passiert. Es sollte immer mindestens eine zweite Person im Unternehmen geben, die den vollen Überblick hat, wenn Sie diese Aufgabe völlig abgegeben haben. Den Punkt „Vertretung“ sollten Sie in jedem Bereich Ihres Unternehmens auf dem Schirm haben, damit Sie im Notfall nicht unnötig Zeit in Suchen und Improvisieren investieren müssen und damit Ihr Business professionell und reibungslos weiterläuft. Gerade auch, um die Community, die sie sich womöglich über Jahre aufgebaut haben, nicht zu verlieren.
Es soll kein unangenehmes Thema sein, sondern ein wichtiges, das man im geschäftlichen Alltag nicht vernachlässigen sollte.
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