Noch ist es ganz jungfräulich – das neue Jahr. Und trotzdem ist jetzt schon klar: In diesem Jahr soll alles noch besser werden! Fehler, die man gemacht hat, sollen sich nicht wiederholen und es gibt einiges zu optimieren, was über das Jahr hinweg aufgefallen ist. Aber was war das nochmal? Außerdem fällt mir gerade ein, dass ich die Marketingplanung für das erste Halbjahr schon stehen haben wollte und ich wollte längst ein neues Ordnungssystem für meine Finanzen anlegen … Hilfe! Ich bin überhaupt nicht vorbereitet auf das neue Jahr!
Sicher kennen viele von Ihnen diese Gedanken, das ist also gar nicht so unnormal oder gar besorgniserregend. Und es ist schon gar kein Hinderungsgrund, dass das Jahr 2020 erfolgreich wird. Wichtig ist jetzt: keine Panik und erst einmal tief durchatmen. Man kann jeden Tag damit anfangen, Dinge zu verbessern und sich gut zu organisieren. Dazu braucht es auch nicht unbedingt den Jahreswechsel und gezwungene gute Vorsätze, denn die verlaufen meist eh im Sande.
Trotzdem kann der Beginn eines neuen Jahres ein psychologisch guter Zeitpunkt sein, mit voller Power und einem guten Plan richtig Schwung aufzunehmen. Oft hatte man während der Feiertage etwas Zeit und Muße, das letzte Jahr Revue passieren zu lassen und sich zu fragen, was man im neuen Jahr anders oder besser machen möchte. Um das Jahr richtig strukturiert anzugehen, bietet es sich schon an, im Januar zu beginnen. Wenn Sie z. B. in diesem Jahr eine Anzeige in einem bestimmten Magazin schalten möchten, benötigen Sie viel Vorlaufzeit. Auch wenn Sie zu bestimmten Zeiten Seminarräume o. Ä. benötigen, sollten Sie dies frühzeitig regeln. Nicht zu vergessen der wohlverdiente Urlaub, der ggf. auf bestimmte feststehende Termine abgestimmt werden muss. Diese Planungen sollten im Idealfall schon vor dem Jahresende stehen, damit es später nicht Engpässen kommt. Aber selbst, wenn Sie es nicht geschafft haben, perfekt organisiert ins neue Jahr zu starten, bedeutet das keine Katastrophe. Jetzt kommt es darauf an, das Aufschieben zu besiegen und mit klarem Kopf loszulegen. Dabei unerlässlich: Prioritäten setzen!
Viele Menschen denken von sich, dass sie nur schwer Prioritäten setzen können. Dabei ist das im Grunde ganz einfach, denn oftmals sind gewisse Eckdaten bereits gegeben, die eine bestimmte Reihenfolge vorgeben. Tipp: Nehmen Sie sich einen Kalender zur Hand und tragen Sie zuerst alle fixen Termine ein, die bereits feststehen. Gibt es bestimmte Fristen, die einzuhalten sind wie Steuererklärung oder gesetzliche Änderungen? Läuft ein Lieferantenvertrag zu einem bestimmten Zeitpunkt aus? Prüfen Sie, welche Messen oder andere Veranstaltungen für Ihre Branche und Ihr Unternehmen wichtig sind und legen Sie fest, wann Sie mit der Vorbereitung dafür beginnen müssen. Tragen Sie auch private Termine ein oder Geburtstage wichtiger Kunden. Sie können das Ganze danach in einen Kalender in Ihrem Computer übertragen und sich automatische Erinnerungen setzen. So verpassen Sie nichts und haben ausreichend Zeit zur Planung und Vorbereitung.
Sie sollten aber nicht nur festhalten, welche Termine als nächstes anstehen, sondern auch, welche Aufgaben wie lange dauern. Benötigen Sie für ein Projekt länger Zeit oder sind abhängig von externer Hilfe, sollten Sie dies entsprechend in Ihrer Planung berücksichtigen und den Punkt vorziehen. Viele Prioritäten können Sie also gar nicht nach Lust und Laune festlegen, da sie bereits durch bestimmte feste Vorgaben zeitlich bestimmt sind. Relevant ist, sich der zeitlichen Rahmenbedingungen bewusst zu sein und möglichst alle Aufgaben realistisch einzuschätzen und mit etwas Puffer zu planen.
Jeder kennt das – wir schieben unangenehme Aufgaben gerne nach hinten. Den schwierigen Kunden anrufen? Ach, dann putze ich erst einmal die Bürofenster, checke meine Mails oder sortiere meine Rechnungen. Aufschieberitis, auch Prokrastination genannt, ist ein Phänomen, das oft harmlos ist, allerdings auch zu einem ernsten Problem werden kann. Nämlich dann, wenn man vor lauter Aufschieben gar nicht mehr anfangen mag oder das Nichthandeln ernste Konsequenzen hat.
Man weiß inzwischen, dass Menschen ganz unterschiedlich davon betroffen sind und noch unterschiedlicher damit umgehen. Als Angestellter hat man gewisse Vorgaben, die man schlichtweg irgendwann erledigen muss, um keinen Ärger mit dem Vorgesetzten zu riskieren. Als Selbstständiger aber ist man letztendlich nur sich selbst Rechenschaft schuldig, die Angst vor Konsequenzen ist weniger stark ausgeprägt. Rein logisch weiß man natürlich, dass einem keiner die unangenehmen Aufgaben abnimmt und im schlimmsten Fall Umsatzeinbußen oder anderer Ärger, z. B. mit Behörden oder Kunden, drohen. Trotzdem fällt es vielen Gründern schwer, sich selbst zu motivieren. Gerade zu Beginn, wenn man neu startet und noch keine Erfahrung mit dem eigenen beruflichen Schweinehund hat.
Die gute Nachricht: Es gibt viele einfache Wege, der Prokrastination entgegen zu wirken. Welche Tipps sinnvoll und wirksam sind, werden wir in einem der nächsten Blogartikel ausführlich behandeln. Vorab aber schon einige nützliche Tricks, um sich selbst zu motivieren:
1. Wann immer möglich, erledigen Sie das Unangenehmste zuerst. Das hat mehrere Vorteile: Erstens ist das Schlimmste damit schon einmal vom Tisch, alles Weitere wird also deutlich leichter. Zweitens stellen Sie wahrscheinlich beim Erledigen schon fest, dass es so schwer gar nicht ist, wie man befürchtet hat. Das nimmt der Aufgabe den Schrecken und damit auch allen Dingen, die ähnlich unangenehm erscheinen. Drittens stärkt es Ihr Selbstbewusstsein, wenn Sie etwas abhaken können, das Ihnen vorher Bauchschmerzen bereitet hat.
2. Setzen Sie sich realistische Ziele, denn nichts ist frustrierender, als die eigenen übersteigerten Erwartungen nicht zu erfüllen. Nehmen Sie sich nie zu viel vor, sonst wird aus eigentlich machbaren Aufgaben ein riesiger Berg, der Ihnen alle Motivation nimmt. Sollten Sie dann scheitern, wirft Sie das mitunter zurück und Ihre Laune sinkt immer weiter. Und mit schlechter Laune oder unter Stress arbeitet es sich nie gut und erfolgreich.
3. Belohnen Sie sich! Das kann eine schöne Kaffeepause in der Sonne sein oder auch mal ab und zu eine Wellness-Massage nach getaner Arbeit. Setzen Sie sich bewusst Highlights, die Sie aus dem Arbeitstrott herausreißen und Ihnen wieder frische Sicht auf die Dinge ermöglichen. Planen Sie Urlaube ein oder zumindest Tage, an denen der Rechner einmal aus bleibt. Hauptsache, Sie merken, dass Arbeit nicht alles ist und sorgen ab und zu für die nötigen Glücksgefühle außerhalb des Büros.
Was rät Dagmar Schulz Gründern, wenn das Chaos vermeintlich zugeschlagen hat und das Gefühl aufkommt, nicht mehr hinterher zu kommen bzw. schlecht vorbereitet zu sein: „Es gibt kaum ein Problem, für das es keine Lösung gibt. Erst einmal einen Schritt zurückgehen, durchatmen und Ordnung in das (gefühlte) Chaos bringen. Wenn man den Do-to-Berg erst einmal in kleine Etappen unterteilt hat, sieht man schnell wieder Licht am Ende des Tunnels und kann das Ganze in Ruhe angehen. Alles verliert seinen Schrecken, wenn man erst einmal anfängt und sich einen Plan zurechtlegt. Und ganz wichtig: Immer, wenn einem etwas auffällt, notieren. Sind die Unterlagen für den Steuerberater zu durcheinander? Notieren und direkt eine bessere Ordnung schaffen, dann wird es im nächsten Jahr viel einfacher. Viele Aufgaben dauern nicht so lange, wie man befürchtet und sind auch gar nicht so schwer, wie man es sich ausmalt. Und nicht zuletzt: Holen Sie Ihren Businessplan öfter mal hervor und schauen Sie sich a) an, was Sie schon alles erreicht haben und b) prüfen Sie, wo Sie vielleicht etwas vom Weg abgekommen sind. Sie können immer optimieren und korrigieren – Hauptsache, Sie gehen es an. Jeder Weg beginnt mit dem ersten Schritt.“ Und wenn dieser Weg heißt “Coaching bei Dagmar Schulz um Prioriäten setzen zu können anfragen”, dann ist das auch ein Anfang :-).
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