Aufbewahrungsfristen 2026: Was Sie als Selbstständige:r und Unternehmer:in jetzt wissen müssen

Aufbewahrungsfristen 2026: Was müssen Sie behalten – und was darf weg?

Das Jahr ist fast vorbei, der Schreibtisch voller Ordner und digitaler Dokumente. Viele Selbstständige und Unternehmer:innen nutzen den Jahreswechsel, um Ordnung zu schaffen. Doch bevor Sie loslegen, lohnt ein Blick auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – und auf das, was sich 2026 ändert.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Welche Unterlagen Sie 2026 aufbewahren müssen
• Welche Fristen für Steuer, Buchhaltung und Personalunterlagen gelten
• Welche Verjährungsfristen Sie kennen sollten
• Wie Sie Ihre Ablage sinnvoll strukturieren
• Und: Wie Sie mit unserer PDF-Checkliste den Überblick behalten

Warum Aufbewahrungsfristen wichtig sind

Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt und dienen dazu, steuerliche, rechtliche und geschäftliche Nachweise zu sichern. Kommt es zu einer Betriebsprüfung oder einem Rechtsstreit, können fehlende Dokumente zum echten Problem werden. Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten können sogar Bußgelder nach sich ziehen.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen auf einen Blick (Stand 2026)

• 10 Jahre: Steuerbescheide, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge
• 6 Jahre: Geschäftsbriefe, Angebote, E-Mails mit geschäftlichem Inhalt, Lohnunterlagen
• 3 Jahre: Arbeitsverträge nach Ende des Arbeitsverhältnisses, private Verträge

Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde.

Beispiel: Eine Rechnung vom 15.03.2016 darf zum 01.01.2027 entsorgt werden.

Verjährungsfristen: Was ist der Unterschied?

Im Unterschied zur Aufbewahrungsfrist regelt die Verjährungsfrist, wie lange Ansprüche rechtlich geltend gemacht werden können.

Typisch ist die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren (z. B. bei Rechnungen oder Verträgen), beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Wichtig: Die Verjährungsfrist kann länger sein – etwa bei Schadenersatz (10 oder 30 Jahre). Daher ist es sinnvoll, Dokumente oft länger aufzubewahren, als gesetzlich vorgeschrieben.

So strukturieren Sie Ihre Ablage clever

1. Nach Kategorien sortieren: Steuer, Buchhaltung, Personal, Verträge, Versicherungen, Rechtliches
2. Digitale und analoge Versionen synchronisieren (z. B. durch Scans mit Texterkennung)
3. Fristen markieren: z. B. mit Jahresfarben oder digitalen Labels
4. Regelmäßige Routine einplanen: 1x pro Jahr digital & analog aufräumen

Damit Sie den Überblick behalten, habe ich eine praktische Checkliste für Sie erstellt. Darin finden Sie alle relevanten Fristen übersichtlich als Tabelle – perfekt für den Ausdruck oder die digitale Ablage.

👉 Jetzt herunterladen: kostenfreie PDF-Checkliste Aufbewahrungsfristen 2026

Aufbewahrungsfristen 2026

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Fazit:
2026 ist der perfekte Moment, Ihre Ablage neu zu strukturieren. Wer Ordnung schafft, schafft Klarheit – und das ist die beste Basis für jedes gesunde Business.

Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen – ob organisatorisch oder strategisch: Ich bin gerne für Sie da.
Jetzt Termin vereinbaren: Link zur Beratung

Über die Autorin:
Dagmar Schulz ist seit 2009 zertifizierte Gründungsberaterin (AZAV, BAFA, BPW) und Inhaberin von 1a-STARTUP Unternehmensberatung.
Sie hat über 1.000 Gründer:innen bundesweit erfolgreich in die Selbstständigkeit begleitet – mit Fokus auf Businessplanung, Fördermittel und den Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit.
Als DEKRA-zertifizierte Trägerin für AVGS-Gründercoachings und erfahrene Speakerin gibt sie ihr Wissen praxisnah weiter – mit Mut, Klarheit und Strategie.
Bekannt aus „Hart aber fair“ (ARD) im Gespräch mit Hubertus Heil.